《商标档案管理办法_征求意见稿》

《商标档案管理办法（征求意见稿）》

第一条为加强商标档案管理，根据《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国商标法》和国家有关规定，制定本办法。

第二条本办法所称商标档案，是指在商标注册申请、异议、撤销、复审、无效等过程中形成的具有保存和利用价值的各种形式和载体的历史记录。商标档案是确立和保护商标专用权的重要凭证。

第三条商标档案实行集中统一管理，维护商标档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

第四条商标文件材料归档范围主要包括：
（一）商标注册申请及后续业务类；
（二）商标异议业务类；
（三）商标撤销业务类；
（四）商标复审业务类；
（五）商标无效业务类；
（六）其他类。

各类不予受理材料、出具商标注册证明材料、补发商标注册证材料、补发商标变更、转让、续展证明材料等不予归档。

第五条对属于归档范围的商标文件材料，待案件审结后按照归档要求及时整理并归档，严格审查归档质量，保证商标档案的系统性、完整性、准确性。归档的商标文件材料一般应当为原件，确实无法获得原件的，可以是复印件，但是应当注明原因。

第六条商标电子文件归档工作，应当按照国家有关电子文件管理标准执行。

商标电子文件应当采用适合长期保存的文件存储格式与元数据一并归档并建立持久有效的关联。

第七条商标档案以申请号或者注册号立卷保管，按照分类、组卷、排列、编号、装订、编目等顺序进行，做到分类清楚、排列有序、目录准确、装订整齐。

第八条商标档案库房应当符合国家有关标准，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件，确保档案的安全。

第九条商标档案的保管期限分为永久和定期两种，具体按照本办法附件《商标文件材料归档范围和商标档案保管期限表》执行，但是仍有保存价值需继续保存的定期档案除外。

第十条商标电子档案可以采用在线或者离线方式保存，并定期备份。在线存储应当使用档案专用存储服务器，离线存储应当确保载体的耐久性。

商标电子档案的保管应当符合国家有关标准。

第十一条国家知识产权局对保管期限届满的商标档案应当及时进行鉴定并形成鉴定报告，对仍有保存价值的档案，应当根据实际延长保管期限继续保存；对不再具有保存价值、确定销毁的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经报主管局长审批后，按照有关规定销毁，销毁清册永久保存。

第十二条商标注册人可以自行或者委托他人查阅、复制涉及本人的商标档案。商标诉讼案件当事人，可以自行或者委托诉讼代理人查阅、复制涉案商标档案。

第十三条商标档案的整理、数字化服务以及保管等工作可以按照国家有关规定，委托有关机构开展档案服务外包工作。

第十四条涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的商标档案的保管、利用，应当按照国家有关法律法规规定办理。

第十五条违反国家档案管理规定，造成商标档案失真、损毁、泄密、丢失的，依法追究相关人员的责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第十六条国家知识产权局商标局可以根据本办法，结合商标档案管理的工作实际制定档案管理工作规程。

第十七条本办法自公布之日起施行。


《商标档案管理办法（征求意见稿）》修改说明

一、修改背景

为适应商标注册便利化改革需要，提高商标档案管理效能和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定，我局在1987年实施的《商标档案管理暂行办法》（以下简称暂行办法）基础上，修改制定了《商标档案管理办法》（以下简称办法）。

与1987年暂行办法相比较，本次修改制定的办法完善了商标文件材料归档范围和商标档案保管期限，增加了对商标电子档案的归档和管理要求，不再对原国家工商行政管理局监督和指导地方工商行政管理机关的商标档案管理工作进行规定。

二、修改过程

2017年5月，原国家工商行政管理总局启动该办法的修改制定工作。期间原国家工商行政管理总局联合国家档案局进行了实地调研和多次研讨，形成《商标档案管理办法》（草案）。国务院机构改革后，我局继续推进修改制定工作，结合商标档案管理现状，借鉴其他领域档案管理规定，并就商标电子档案的管理、档案销毁等重点问题再次与国家档案局交换意见，最终形成《商标档案管理办法（征求意见稿）》。

三、修改思路

在修改中，一是科学界定商标文件归档范围和保管期限，有效加强商标档案的管理。二是体现商标档案管理形式由纸件管理为主向电子化管理过渡的要求，提高商标档案电子化水平，适应商标注册便利化改革需要。三是由档案保管为主向加强档案的利用拓展，充分提升档案管理效能。

四、主要修改内容

本办法条文共计17条，《商标文件材料归档范围和商标档案保管期限表》作为附件。

（一）完善商标文件材料归档范围和商标档案保管期限

在研究各类商标文件材料的历史作用和现实作用基础上,以反映商标专用权确立和保护情况为根据,按业务类型和保管期限归纳分类,形成共六类的商标文件材料归档范围。同时，将直接反映商标专用权确立和变化的商标档案划为永久保存，将商标专用权确立过程中某环节产生的证据材料、备案材料等商标档案划为定期保存。具体归档范围和保管期限在《商标文件材料归档范围和商标档案保管期限表》中予以明确。（第四、九条）

（二）增加电子档案管理内容

商标电子档案的归档应按照国家有关电子文件管理标准执行，并应与其元数据一并归档并建立持久有效的关联；商标电子档案可采用在线或离线方式保存，并定期备份。（第六、十条）

（三）明确商标档案鉴定销毁程序

对保管期限届满的商标档案首先进行鉴定，经鉴定仍有保存价值的档案，应当根据实际延长保管期限继续保存。经鉴定不具有保存价值的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经报主管局长审批后，按照有关规定进行销毁。（第十一条）

（四）建立商标档案利用制度

鉴于商标注册申请基本信息已在我局官网公开，任何单位或个人都可以免费查询，故对于归档的商标文件材料，明确商标注册人可以查阅、复制涉及本人的商标档案；商标诉讼案件当事人可以查阅、复制涉案商标档案。（第十二条）

（发布：小西）
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